E-İhale Yazılımı Seçerken Sorulması Gereken 7 Soru

E-ihale yazılımı seçmek çoğu zaman demo toplantılarında birbirine benzeyen ekranları karşılaştırmaya dönüşür. Her ürünün bir teklif tablosu, bir tedarikçi portalı ve bir rapor ekranı vardır. Farkı ekranlar değil, gerçek bir ihalenin ilk gününden kararın verildiği güne kadar yaşananlar belirler. Türkiye'de Promena gibi yerleşik oyuncular da var, yeni nesil platformlar da. Hangisini değerlendirirseniz değerlendirin, şu 7 soru doğru kararı vermenize yardım eder.

1. İlk gerçek ihaleyi ne zaman yayınlayabiliriz?

Demoda her şey hazırdır. Asıl soru, kendi şartnamenizle kendi tedarikçilerinize ne zaman ihale açabileceğinizdir. Kurulum projesi, eğitim takvimi ve sözleşme süreci birkaç ay sürüyorsa, yazılımın değeri o aylar boyunca sıfırdır.

Demoda deneyin: Elinizdeki gerçek bir şartnameyi verin ve o toplantıda yayına hazır hâle gelip gelmediğine bakın.

2. Yapay zeka benim yerime ne yapıyor?

"Yapay zeka destekli" artık her ürünün tanıtımında yazıyor. Doğru soru, yapay zekanın hangi işi sizin yerinize yaptığıdır. Şartnameyi okuyup ihale formunu dolduruyor mu? Marka kilidi gibi rekabeti daraltan maddeleri ya da birbiriyle çelişen şartları yayından önce yakalıyor mu?

Tehlike işareti: Yapay zekanın yalnızca bir sohbet penceresinden ibaret olması.

3. Kapalı zarf teknik olarak kapalı mı?

Birçok sistemde teklif yalnızca ekranda gizlenir, veritabanında ise açık durur. Bu durumda yetkili bir kişi ya da sistem yöneticisi, açılıştan önce fiyatlara ulaşabilir.

Sorun: Açılıştan önce teklif içeriğini kimler görebiliyor? Açılış anı kimin adıyla kayda geçiyor?

4. Tedarikçi tarafında süreç ne kadar kolay?

İhalenin başarısı katılan tedarikçi sayısına bağlıdır. Tedarikçinin üye olması, program kurması ya da ücret ödemesi gerekiyorsa küçük ve orta ölçekli tedarikçiler süreçten kopar. Rekabet azalır, fiyat yükselir.

Demoda deneyin: Bir tedarikçi gözüyle davet e-postasından teklif göndermeye kadar olan yolu kendiniz yürüyün.

5. Pazarlık sistemin içinde mi yürüyor?

İlk teklifler nadiren son fiyattır. Açık eksiltme, çok turlu teklif ve kalem bazında tahsis sistemde yoksa pazarlık telefona ve e-postaya taşınır, kayıt da kaybolur. Bir de tasarrufun nasıl ölçüldüğüne bakın. Kur artışından gelen fark tasarruf gibi raporlanıyorsa rakamlar yanıltıcıdır.

6. İhale öncesi ve sonrası nerede yaşanıyor?

İhale, satın alma sürecinin ortasında durur. Öncesinde bir talep ve onay vardır, sonrasında sözleşme ve fatura gelir. Bu adımlar farklı araçlarda yürüyorsa her geçişte veri yeniden girilir ve "bu talep nerede kaldı" sorusu cevapsız kalır.

Sorun: Bir talebin onayından faturasına kadar olan yolu tek bir ekranda görebilir miyim?

7. ERP ile entegrasyonda hata olunca ne oluyor?

Entegrasyon her teklifte yazar, ama asıl fark hata anında ortaya çıkar. Sipariş ERP'ye aktarılamadığında bunu kim, ne zaman fark ediyor? Sessizce kaybolan bir sipariş, ay sonu mutabakatında haftalar süren bir iş demektir.

Sorun: Başarısız bir aktarım ekranda görünüyor mu, tek tıkla yeniden denenebiliyor mu?

Son söz

Pazarda Promena gibi danışmanlık desteğiyle çalışan yerleşik çözümler de var, kendi kendinize hızla başlayabileceğiniz yeni nesil platformlar da. Doğru seçim ekibinizin büyüklüğüne ve ne kadar hızlı sonuç beklediğinize bağlı. Bu soruları talep.io için de sormanızı isteriz. Ücretsiz hesap açıp ilk ihalenizi kendi şartnamenizle deneyebilirsiniz.