Şartnameyi okur, ihale formunu kendisi doldurur.
İhale sihirbazında şartnameyi yükleyin. Yapay zeka başlığı, açıklamayı ve kalemleri forma yazar, değerlendirme kriterlerini ağırlıklarıyla önerir. Size kalan, hazır formu kontrol etmek; kalem listesini belgeden satır satır aktarmanız gerekmez.
- Kalemler miktarı ve birimiyle gelir; belgede miktar yoksa uydurulmaz, işaretlenir.
- Belgedeki vade, teslim süresi, nakliye, garanti ve teslim yeri okunup gösterilir.
- Dolu alanın üzerine yazmaz; önerisini yanında gösterir, siz tek tıkla kullanırsınız.
- Sihirbaz üç adım: format, bilgiler, kalemler. Sonra davet ve yayın.
Şartnameden kalem listesi elle çıkarılır, ihale formu satır satır yazılır; hazırlık günler sürer.
Şartnameyi yükleyip kontrol ettiğiniz anda ihale yayına hazırdır; tedarikçiler aynı gün teklif vermeye başlar.
Teklif gelmeden önce kimin katılacağını seçin.
Teklif aşamasından önce tedarikçilere yeterlilik soruları sorun. Cevapları inceleyip uygun olanları onaylayın; elenen tedarikçi gerekçesiyle bilgilendirilir ve teklif ekranına geçemez.
- Yeterlilik sorularını her ihaleye özel yazarsınız.
- Teklif aşaması açıldığında yalnızca onaylanan tedarikçilere e-posta gider.
- Ön eleme cevapları karar sırasında teklif kartında görünür.
Yeterlilik belgeleri e-postayla gelir, kimin onaylandığı bir Excel satırında durur.
Ön elemeyi geçemeyen tedarikçi teklif veremez; kimin neden elendiği ihalenin kaydında kalır.
Teklifler açılış anına kadar kimseye görünmez.
Kapalı zarf ihalede teklif tutarları, belirlediğiniz açılış anına kadar satın alma ekibi dahil kimseye gösterilmez. Gizlilik yalnızca ekranda değil, veri katmanında uygulanır. Zarf açıldığında bütün teklifler aynı anda görünür.
- Tedarikçi süre dolana kadar teklifini güncelleyebilir veya geri çekebilir.
- Teklif farklı para birimlerinde verilebilir, karşılaştırma tek para biriminde yapılır.
- Zarfı kimin ne zaman açtığı kayda geçer.
Teklifler e-postayla gelir; ilk açan kişi fiyatları diğerlerinden önce görür.
Açılıştan önce kimse fiyat göremez, açılışın kendisi de denetim kaydında durur.
Tedarikçiler fiyatı canlı olarak indirir.
Açık eksiltmede tedarikçiler süre boyunca tekliflerini canlı olarak düşürür, her yeni teklif ekrana anında yansır. Kuralları siz koyarsınız; kurala uymayan teklif sistem tarafından reddedilir.
- Minimum indirim adımı ve tavan fiyat kuralı.
- Lider olma zorunluluğu isteğe bağlı.
- Verilen fiyat rakiplere yön verdiği için açık eksiltmede teklif geri çekilemez.
Pazarlık telefonda tek tek yürür; kime hangi fiyatın söylendiği kayıt altında değildir.
Bütün tedarikçiler aynı kurala göre, aynı anda yarışır; her teklif zaman damgasıyla kayıtlıdır.
Bir sonraki turda teklifler yalnızca iyileşir.
İlk tur kapandıktan sonra yeni bir tur açın. Kapanan tur salt okunur kalır; yeni turda tedarikçi önceki teklifinden daha kötüsünü veremez.
- Her turun teklifi ayrı saklanır, revizyon geçmişi görünür.
- Turlar arasındaki düşüş pazarlık kazancı olarak raporlanır.
- Tur açıldığında ve kapandığında tedarikçiler e-postayla bilgilendirilir.
İkinci fiyat isteği yeni bir e-posta zinciri başlatır; ilk teklifin hangisi olduğu karışır.
Her turun fiyatı ayrı saklanır; pazarlıkla ne kadar kazanıldığı kendiliğinden hesaplanır.
En düşük fiyatı değil, en iyi teklifi bulun.
Teklifler aynı tabloda, kalem kalem yan yana gelir. Ödeme vadesi, teslim süresi ve nakliye farkı paraya çevrilerek değerlendirme fiyatı hesaplanır. Yapay zeka tedarikçinin notunu ve eklerini okur, boş kalan ticari koşulu önerir ve çelişkiyi işaretler: teklifte "KDV dahil" yazıyor ama ihale KDV hariç topluyorsa bunu karardan önce görürsünüz.
- Yapay zeka öneri yapar, hesabı değiştirmez; öneri siz onaylayınca yazılır.
- Kalem bazında en uygun teklif işaretlenir.
- Puanlama kriterlerini ve ağırlıklarını siz belirlersiniz.
- Farklı para birimindeki teklifler tek para birimine çevrilir.
Teklifler Excel’e elle aktarılır; vade ve nakliye farkı ya hesaba katılmaz ya da her seferinde başka türlü katılır.
Her teklif aynı formülle değerlendirilir; tablo teklifler geldikçe kendiliğinden dolar.
Kalem bazında karar, tek tıkla tutanak.
Her kalemi ayrı tedarikçiye verebilirsiniz. Kararın gerekçesini yazarsınız, sonuç tutanağı PDF olarak hazırlanır ve tedarikçilere sonuç bildirimi gider.
- Karar gerekçesi ihalenin hareketlerinde saklanır.
- PDF sonuç tutanağı, imzaya hazır.
- Kazanılan fiyat seçtiğiniz referans fiyata göre tasarruf olarak raporlanır.
Karar bir toplantıda verilir, gerekçesi bir e-postada kalır, tutanak Word’de sıfırdan yazılır.
Karar, gerekçesi ve tutanağı aynı kayıtta; denetimde tek ekrandan gösterilir.
Tedarikçi hiçbir şey kurmadan katılır.
Davet edilen tedarikçi e-postadaki bağlantıyla portala girer; şartnameyi indirir, soru sorar, teklifini verir. Zeyilname yayınladığınızda ve süre dolmak üzereyken otomatik olarak bilgilendirilir.
- Sorular ve cevaplar ihalenin içinde, yazışmalar şifreli saklanır.
- Tedarikçi daveti reddedebilir; katılmayacağını baştan bilirsiniz.
- Son teklif tarihi yaklaşırken hatırlatma e-postası gider.
Şartname ekte gider, sorular tek tek cevaplanır, bazı tedarikçiler zeyilnameden hiç haberdar olmaz.
Her tedarikçi aynı belgeyi, aynı cevabı ve aynı zeyilnameyi aynı anda görür.
Her adım, kimin yaptığıyla birlikte kayıtlı.
Yayın, davet, zarf açılışı, yeni tur, karar: ihalede olan her şey zaman damgası ve kullanıcı adıyla hareket kaydına düşer. Kim neyi ne zaman yaptı sorusunun cevabı tek ekranda.
- Teklif tutarları açılıştan önce veritabanında da kapalı.
- Yazışmalar ve banka bilgileri AES-256 ile şifrelenir.
- İki adımlı doğrulama ile giriş.
Kim neyi ne zaman gördü sorusunun cevabı e-posta kutularına dağılmış durumda.
İhalenin bütün geçmişi tek bir zaman çizelgesinde; iç denetim için ayrıca dosya hazırlamak gerekmez.
Küçük ama önemli ayrıntılar.
Teklif şartları ve teminat
Teklif geçerlilik süresi ve geçici teminat isteyin. Teminatın tutarı ve süresi teklifle birlikte kontrol edilir.
Yayın öncesi kontrol
Az davetli, kısa teklif süresi, dengesiz kriter ağırlığı gibi riskler ihale yayına çıkmadan önünüze gelir. Yapay zeka şartnamede marka kilidi, çelişen ve eksik maddeleri sayfa numarasıyla gösterir.
Canlı katılım takibi
Kimin teklif verdiğini, kimin çekildiğini anlık izleyin. Süre dolmadan hatırlatmalar kendiliğinden gider.