Bir cümle yazın, talep formu dolsun.
Talep sahibi ihtiyacını kendi cümlesiyle yazar: "Pazarlama ekibine 5 dizüstü bilgisayar, ay sonuna kadar." Yapay zeka başlığı, kategoriyi, masraf merkezini, teslim tarihini, tahmini tutarı ve kalemleri doldurur. Kategorinin kurallarına göre sorulması gereken sorular form doldurulurken gelir.
- Kategoriyi ve masraf merkezini sizin listenizden seçer; listede olmayan kategori forma yazılmaz.
- Kategoriye göre soru ve uyarılar formun içinde.
- Göndermeden önce onay yolu ve atanacak sorumlu görünür.
- Katalogdaki ürün için talep yerine doğrudan sipariş.
Talep e-postayla gelir, kategori ve bütçe bilgisi için iki üç kez geri yazılır.
Talep sahibi bir cümle yazar; satın almaya işlem için gereken her bilgiyle gelir.
Talep kendi yolunu bulur.
Kurallarınızı iş akışı kanvasında bir kez kurarsınız: tutara, kategoriye, bütçeye göre. Talep açıldığı anda motor onaycıları sıraya koyar, sorumluyu atar, görev açar, gerekirse uyarır ya da akışı durdurur. Kurala uyan talep hiç beklemeden otomatik onaylanabilir.
- Sıralı, paralel ve koşullu onay adımları, kod yazmadan.
- Her adıma süre; süre dolunca hatırlatma.
- Talebin hangi adımda beklediği harita üzerinde görünür.
- Aynı motor faturaları da yönetir.
Kimin onaylayacağı her seferinde sorulur, talep bir e-postada unutulur, nerede takıldığı bilinmez.
Kural bir kez kurulur, her talep aynı yoldan kendiliğinden geçer; takılan adım ve bekleyen kişi haritada görünür.
Tedarikçiden fiyat almadan önce, geçmişte kaça aldığınızı bilin.
Talep fiyat toplamaya geçtiğinde yapay zeka her kalem için geçmiş taleplerinizde ve kazanılmış ihale tekliflerinizde benzer alımları arar. Marka ve model farkına takılmaz, aynı türdeki ürünü bulur. Birim fiyatı, tedarikçiyi ve tarihi listeler, kısa bir özet yazar.
- Bulunan fiyat tek tıkla tasarruf referansı olur.
- Şu an işlemde olan aynı talep mükerrer olarak işaretlenir.
- Her fiyatın yanında, alımın yapıldığı günün kuruyla USD ve EUR karşılığı.
- Tedarikçinin teklif PDF’ini yapay zeka okur, satırları kalemlerinizle eşleştirir.
Geçen yıl kaça alındığı birinin hafızasında ya da eski bir e-postada; pazarlık tedarikçinin söylediği fiyattan başlar.
Aynı ürünün geçmiş fiyatı, tedarikçisi ve tarihi pazarlıktan önce önünüzde; tasarruf da bu fiyata göre ölçülür.
Her talep doğru bütçeye yazılır.
Bütçeleri ve maliyet merkezlerini tanımlayın. Talep açılırken ilgili bütçe seçilir, onay kuralları bütçeye göre dallanabilir. Katalog siparişleri de aynı bütçelerden düşer.
- Bütçeye bağlı onay kuralları.
- Her tutar, işlem anındaki kurla birlikte saklanır.
- Katalog siparişleri bütçe kaynağıyla birlikte kaydedilir.
Bütçe ayrı bir tabloda izlenir, harcama ancak ay sonunda eşleştirilir.
Harcama bütçeye talep anında yazılır; ay sonu mutabakatını beklemek gerekmez.
Sözleşmenin bitişi sizi hazırlıksız yakalamaz.
Sözleşmeleri belgeleriyle, tedarikçisiyle ve kalem fiyatlarıyla birlikte saklayın. Bitiş tarihi yaklaşınca sorumluya hatırlatma gider; süresi dolan sözleşmeden sipariş verilemez.
- Sözleşme kalemleri kataloğa fiyatıyla geçer.
- Yenileme hatırlatmaları.
- Sözleşme belgeleri ve ekleri tek yerde.
Sözleşmeler paylaşılan bir klasörde durur; bitiş tarihi fark edildiğinde yenilemeye zaman kalmamıştır.
Bitişten önce hatırlatılırsınız; sözleşme fiyatı her siparişte kendiliğinden uygulanır.
Anlaşmalı üründe talep değil, sipariş.
Sözleşmeli ürünler katalogda sözleşme fiyatıyla listelenir. Çalışan ürünü seçer ve sipariş verir; teklif toplama ve fiyat pazarlığı adımı atlanır.
- Fiyat sözleşmeden gelir, elle girilmez.
- Sipariş seçilen bütçeye yazılır.
- Süresi dolan sözleşmenin ürünü sipariş edilemez.
Aynı kırtasiye ürünü için her ay yeniden teklif istenir.
Anlaşma bir kez yapılır, sonraki siparişler dakikalar içinde verilir.
Fatura, sipariş tutarıyla karşılaştırılarak onaylanır.
Faturayı yükleyin; yapay zeka okur ve alanları doldurur. Fatura bağlı olduğu talebin sipariş tutarıyla karşılaştırılır ve kurduğunuz onay akışından geçer. Ödeme listesinde neyin onaylı olduğu açıkça görünür.
- Fatura onayı, talep onayıyla aynı motorda.
- Onay kuralı, faturanın siparişle uyuşup uyuşmadığına göre dallanabilir.
- Ödeme listesi ve ödendi işareti.
Fatura muhasebeye gelir, siparişi kimin verdiği aranır, tutar kontrolü elle yapılır.
Tutar siparişten farklıysa fark yüzdesiyle işaretlenir; onaycı neyi onayladığını bilerek karar verir.